Разъездной характер работы как правильно оформить

Как оформить разъездной характер работы

Разъездной характер работы как правильно оформить

Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работа считается разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые могут носить такой характер, следовательно, это могут быть любые профессии или должности связанные с постоянными разъездами.

Так как четкого определения «разъездной характер работы» ТК РФ не дает, мы можем сделать вывод исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов, что неизменными критериями являются:

  • выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
  • большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.

Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемыми сотрудником обязанностями.

В чем выгода работодателя?

Сначала разберемся, почему работодатель устанавливает такое условие работникам:

  • сокращение документооборота в связи с оформлением поездок. Нет необходимости в авансовых отчетах.
  • снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учета рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок, поскольку, согласно ст. 166 ТК РФ, слу­жеб­ные по­езд­ки при разъездном ха­рак­тере, ко­ман­ди­ров­ка­ми не счи­та­ют­ся.
  • преимущество по оплате налогов.
  • нет необходимости создавать такое обособленные подразделения там, где их нет и оборудовать рабочие места.
  • увеличивает время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.

Как оформить

Это условие прописывается в коллективном договоре организации, если он есть.

Разъездной характер работы с точки зрения кадровика

Если нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, предполагающим постоянные разъезды и в нем отразить порядок и размеры выплат (ч.

2 ст. 168.1 ТК РФ). Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии), и может устанавливать порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.

В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой будут совершаться поездки, а также суммы доплат и надбавок.

Что компенсировать

Воз­ме­щению работнику подлежат следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):

  • проезд;
  • найм жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные траты с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы,изменения также коснулись правил возмещения дополнительных трат.

Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения. Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда №51 от 29.06.1994).

Сегодня расходы хоть и включают те же виды возмещений, что и служебные командировки, но размеры могут устанавливаться трудовым договором и ограничений размеров расходов при служебных поездках не имеется.

Разъездной характер работы

При выполнении трудовых обязанностей иногда возникает необходимость в командировках. Но существует перечень сотрудников, работа которых всегда носит подвижной характер. Новая редакция Трудового кодекса теперь регламентирует порядок и размер возмещения расходов, возникающих при исполнении таких обязанностей.

Федеральным законом от 30 июня 2006 г.

N 90-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ”, вступившим в силу с 6 октября 2006 г.

, введена новая ст. 168.1. Указанная статья регламентирует порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Однако Трудовой кодекс не раскрывает понятия “разъездной характер работ”.

По нашему мнению, под определение “разъездной характер работ” подпадает та ситуация, при которой сотрудник регулярно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Если работник выполняет свои трудовые обязанности во время пути, то его работа носит подвижной характер. Например, это работа водителей, проводников пассажирских поездов, стюардесс.

Кроме того, разъездные работы следует отличать от командировок. Если в обязанности сотрудника входит выполнение работы во время служебных поездок, то приказ о командировке не нужен, а разъездной характер работы должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из ст. 57 Трудового кодекса.

Перечень категорий работников, на которых распространяется разъездной характер работы

Организация сама обязана установить перечень категорий сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих сотрудников.

Кроме того, Приказом Минсвязи СССР от 14 февраля 1961 г.

Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор

N 88 “О введении в действие Перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы” был установлен Перечень работников, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы.

При этом следует учесть, что нормами трудового законодательства установлено, что перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

Переход от командировок к разъездному характеру работы

Для подтверждения расходов по служебным поездкам составлять первичные документы по формам N Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”, N Т-10 “Командировочное удостоверение” и Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, не требуется.

До вступления в силу изменений, внесенных Федеральным законом от 30 июня 2006 г.

N 90-ФЗ в Трудовой кодекс, порядок и размеры возмещения расходов работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, Трудовым кодексом не регламентировались. При этом п. 25 ст.

255 Налогового кодекса позволял учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на проезд указанных работников в случае, если их возмещение предусматривалось трудовым договором и (или) коллективным договором.

Таким образом, после 6 октября 2006 г., то есть после вступления в силу изменений в Трудовой кодекс, организация должна отразить данные изменения в распорядительных документах.

То есть необходимо определить, с какого момента при служебных поездках работников, имеющих разъездной характер работ или работа которых осуществляется в пути, возмещение расходов данным работникам будет осуществляться в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса.

Оформление

При оформлении служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников необходимо учитывать следующее.

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Во-вторых, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки (ст. 41 ТК РФ).

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в документообороте организации следующим образом:

  • коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;
  • трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;
  • локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, положение о разъездном характере работ или иной документ), в котором определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов и другие необходимые сведения.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Если коллективного договора нет

При отсутствии коллективного договора организация вправе утвердить приказом (распоряжением) руководителя положение о разъездном характере работ как локальный нормативный акт организации.

В данном положении следует подробно указать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников.

При этом разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Выплаты

К расходам, возникающим при служебных поездках, в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса можно отнести:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками.

Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не установлены. Таким образом, организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Хотим обратить внимание на то, что перечень возмещаемых расходов при служебных поездках совпадает с перечнем расходов, возмещаемых при служебных командировках, но при этом никаких ограничений размеров расходов, возникающих при служебных поездках, действующее налоговое законодательство не содержит.

Налогообложение

Минфин России в своих письмах указал, что возмещение расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, но не облагаются НДФЛ и ЕСН.

Источник: https://bookerlife.ru/kak-oformit-razezdnoj-harakter-raboty/

Разъездной характер работы: оформление и компенсации

Разъездной характер работы как правильно оформить
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 .

Это быстро ибесплатно!

Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, трудовые обязанности которых не могут быть выполнены в пределах оборудованного рабочего места, требуют разъездов на регулярной основе.

Регулярностью разъездная работа отличается от командировок — однократных поездок по заданию руководства для выполнения служебного поручения.

Законодательством не регламентирован перечень должностей с разъездным характером работы, он может быть установлен как курьеру, так и работникам, которых принято считать офисными, — менеджеру по продажам, выезжающему к клиентам, ИТ-специалисту, обеспечивающему поддержку реализованных программных продуктов, и любым другим.

Разъездная работа может заключаться как в постоянных поездках в разных направлениях, так и в долгосрочном выполнении трудовых обязанностей в одном пункте, удаленном от стационарного рабочего места.

Для сотрудников с разъездным характером деятельности, по общему правилу, рабочий график не устанавливается, рабочее время у них ненормированное.

При наличии в организации сотрудников, работа которых носит разъездной характер, ей не нужно открывать представительство в регионе, куда ездит работник, если ему там не оборудовано стационарное рабочее место.

Порядок оформления

В соответствии с ТК РФ характер работы определяется в трудовом договоре, эта норма касается и разъездной работы.

Условие о разъездной работы прописывается в трудовом договоре, дополнительном соглашении к договору (если речь идет об изменении условий работы для сотрудника, уже принятого в штат) либо коллективном договоре при его наличии.

В договоре также может быть конкретизирован регион, поездки в пределах которого входят в обязанности работника. Изменить характер труда на разъездной в одностороннем порядке наниматель не вправе.

Условия разъездной работы сотрудников компании также должны быть зафиксированы в локальных документах — положении о разъездной работе либо отдельном разделе внутренних правил трудового распорядка.

В этих документах закрепляется следующая информация:

  • список должностей, занятие которых требует разъездного характера работы;
  • порядок оплаты данного вида работы;
  • список документов, подтверждающих характер работы и связанные с ним расходы.

Работу разъездного характера, помимо командировок, нужно отличать от работы в пути (на транспортном средстве), в полевых условиях и экспедиций, которые характеризуются спецификой рабочего места и особыми условиями оплаты.

По каждому из названных условий труда составляется отдельный локальный акт либо один общий, в рамках которого регламентируются условия труда и оплаты по каждому виду занятости.

Список должностей (сотрудников) с разъездным характером работы нужен в первую очередь финансовой службе для начисления установленных таким работникам выплат, так как доступ к трудовым договорам сотрудников ограничен.

Оплата разъездной работы производится в форме фиксированной надбавки к заработной плате, компенсации расходов работника, связанных с особым характером труда и подтвержденных документально, либо совмещения обоих вариантов; выбор отражается в локальных актах организации.

Факт разъездной работы подтверждается маршрутным листом, служебной запиской (если по правилам компании сотруднику перед поездкой требуется уведомить руководителя в письменной форме и получить визу о согласовании) или иным установленным в локальном акте документом.

При поездках на автомобиле работник представляет путевые листы.

В отличие от командировки, которая обязательно оформляется приказом руководителя и завершается представлением командированным сотрудником авансового отчета.

Разъездная работа подтверждается только утвержденными в компании документами (т. е. ни приказа, ни отчета может не быть), что делает ее проще в части оформления.

Несмотря на то что законодательство не обязывает организации вести утвержденную документацию при наличии в штате «разъездных» работников, рекомендуется разработать ее самостоятельно и вести, чтобы подтвердить в случае налоговой проверки компенсационные выплаты, не облагаемые налогами.

Возмещение расходов при разъездном характере работы

Согласно трудовому законодательству (ст. 168.1 ТК РФ) работник вправе получить возмещение средств, затраченных:

  • на транспортировку;
  • жилье;
  • проживание (аналог суточных при командировке);
  • иные цели, связанные с выполнением служебного задания.

В отличие от размера суточных при командировках, сумма средств на проживание при разъездной работе не ограничена, она устанавливается нанимателем.

В качестве способа возмещения расходов наниматель вправе установить:

1. Компенсацию за разъездной характер работы.

Если в организации возмещение израсходованных средств производится путем компенсации, работник обязуется представлять проездные билеты либо чеки на покупку топлива, счета из отелей и документальное подтверждение остальных затрат.

Форма подтверждения устанавливается нанимателем. Только при наличии подтверждения выплаты признаются компенсацией для целей налогообложения и не облагаются подоходным налогом, на них не начисляются страховые взносы по пенсионному страхованию и страхованию от несчастных случаев, при исчислении налога на прибыль они относятся к непроизводственным расходам.

Сотрудникам может выдаваться аванс перед поездкой, предоставляться корпоративная банковская карта, компания может предварительно оплачивать проездные билеты и гостиницу.

По результатам поездки составляется отчет по установленной форме, сотрудник либо возвращает средства, выданные сверх истраченных, либо получает доплату.

2. Надбавку за разъездной характер работы.

Если наниматель устанавливает работникам фиксированную надбавку за разъездной характер труда, это упрощает документооборот в организации: подтверждения произведенных расходов, авансовые отчеты не нужны.

Сумма надбавки определяется в организации опытным путем, наниматель рассчитывает, сколько по статистике работник тратит на разъезды, и выплачивает эту сумму ежемесячно.

Прежде чем установить размер надбавки, необходимо проверить, не установлен ли он в отраслевых нормативных документах: в некоторых сферах, таких так строительная, автомобильного, водного и железнодорожного транспорта и др., он установлен законодательством (составляет 10-20 %).

Сложность при выплате надбавки может возникнуть с налогообложением и начислением страховых взносов, так как согласно НК РФ надбавки облагаются подоходным налогом, страховые взносы на них также нужно начислять.

В судебной практике есть прецеденты, когда организации доказывали, что надбавкой компенсируются затраты на служебные разъезды и, соответственно, ее нужно считать компенсационной выплатой.

Однако законодательно данная норма не закреплена, и необязательно в подобных ситуациях суд принимает решение в пользу организации.

Приняв во внимание достоинства каждого из способов возмещения затрат, наниматель может их скомбинировать, например, внести надбавку в счет суммы расходов на проживание в другой местности и компенсацию транспортных расходов и стоимости гостиницы.

Не нашли ответа на свой вопрос?Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

  • +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
  • +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!     Не нашли ответа на свой вопрос?Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

  • +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
  • +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!    

Источник: http://zakonirabota.ru/trudovoj-dogovor/protsedura-oformleniya-razezdnogo-haraktera-raboty.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.